Assistante de Direction (H/F)

Date Limite Candidature : mardi 5 décembre 2023

Informations générales : Intitulé de l'offre :Assistante de Direction (H/F)** Référence : UPR2940-LAUDET-013 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : GRENOBLE Date de publication : mardi 14 novembre 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12 mois Date d'embauche prévue : 1 janvier 2024 Quotité de travail : Temps complet Rémunération : entre 2127.51 € et 2480.11 € bruts mensuels selon expérience Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2) Expérience souhaitée : 5 à 10 années BAP : Gestion et Pilotage Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions : L’assistant de direction travaille en collaboration étroite avec l’équipe de direction du laboratoire (directrice d’unité et directrice technique). Il est l’interface entre la direction et ses interlocuteurs. Il assure des missions transversales pour l’ensemble du laboratoire et pour l’Association française du froid (organisation d’évènements internes au laboratoire, de conférences et ateliers de recherche, trésorerie).

Activités :

• Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire pour la direction du département ;
• Dresser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi en s’appuyant sur les bases de données internes ;
• Coordonner l'agenda, prévoir et préparer les dossiers des réunions et rendez-vous ;
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion ; rédiger des courriers administratifs et rapports, en français et en anglais ;
• Informer et accompagner les visiteurs du département dans leurs démarches administratives et favoriser leur intégration en France (français et anglais) ;
• Assurer la circulation de l'information, interagir avec les départements/services de l'institut et les partenaires extérieurs,
• Planifier et organiser des évènements internes au laboratoire (différents conseils, rencontres avec les responsables d'équipe et de pôle, etc.) ;
• Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche organisés par les chercheurs du laboratoire ;
• Produire des rapports d’activité ou de documents scientifiques édités en français ou en anglais ;
• Mettre à jour les pages web de la direction et de l'administration ;

Compétences :

• Maîtriser les techniques de secrétariat et de communication ;
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel (tableaux, graphiques), Powerpoint, outils Web ;
• Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles ;
• Savoir respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
• Être autonome et être force de propositions ;
• Avoir un bon relationnel avec différents types d'interlocuteurs, avoir le sens du travail en équipe ;
• Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités, un esprit méthodique et rigoureux ;
• Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, planifier les activités et respecter les échéances ;
• Savoir traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité ;
• Avoir des bases théoriques et/ou une pratique de la réglementation applicable à la gestion du personnel des EPST ;
• Anglais : compréhension orale et écrite de niveau 2, expression orale et écrite de niveau 2.

Connaissance de logiciels de mise en pages, de pages web ou capacité à acquérir cette compétence.

• Des notions de base en gestion budgétaire et comptable seraient un plus.
• Contexte de travail : L'institut Néel est une UPR CNRS. Il compte plus de 450 personnes dont environ 120 chercheurs, 50 enseignants chercheurs et 125 ingénieurs et techniciens permanents et près de 150 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD, apprentis). A cela s’ajoute ponctuellement dans l’année 90 stagiaires universitaires et 30 stagiaires écoles. Son budget annuel consolidé est de plus de 39M€. La structure fonctionnelle de l’Institut Néel se décline en 3 départements scientifiques (MCBT, QUEST, PLUM), composés de 16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques ainsi qu’une direction technique composée de 6 services communs dont fait partie le service administratif et auquel sera rattaché l’assistant. Le service administratif (9 personnes) gère l’ensemble des tâches administratives pour le laboratoire : gestion RH des permanents et non-permanents, conventions de stages,ainsi que la communication interne et externe. Les membres sont répartis au sein de la direction d’unité et des quatre sous-structures. Les personnels administratifs assurent ainsi des missions délocalisées au niveau des départements ou services communs, ainsi que des missions mutualisées transverses.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST)