.. Sous la responsabilité du directeur, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve). Vos missions au quotidien : suivre les dossiers des clients avec l’équipe commerciale collecter les informations et documents nécessaires à l’élaboration d’offres de financement partic... .. autres
Assistant(e)
L’assistant(e) assure le traitement des réclamations clients qui lui sont affectées (plomberie, chauffage, menuiserie, serrurerie, électricité, Vmc, maçonnerie, petits travaux ).
Il/elle organise le planning des techniciens en optimisant les déplacements.
Sous la responsabilité du chef d’équipe, il/elle remonte toutes difficultés rencontrées avec les clients et techniciens.
Il/elle à le suivi de la facturation des interventions sur bon de commande et travail en étroite collaboration avec le service facturation.
Enregistrement & traitement des interventions
A la gestion d'un portefeuille d'intervention : Planifie, traite les suspens.
S'assurer du respect de la RGPD sur les BI, pas de caractère discriminatoire, ni de jugement
Connaissance des limites du marché, du CCAP / CCTP.
Enregistre les devis et les transmets aux bailleurs, relance si besoin jusqu'à réception des bons de commandes ou clôture si refus de prise en charge par le bailleur.
Historise toute action sur l’outil de gestion des réclamations et suis les procès interne de traitement.
Remonte au chef d’équipe (à défaut DR agence) de toute difficulté de compréhension sur un bon d’intervention.
Priorise les interventions par degré d’urgence et évite autant que possible de déplacer des interventions.
S’assure de la présence du matériel avant de programmer l’intervention. Est en mesure de faire le point avec le magasinier si nécessaire.
Contacte par tous les moyens les clients pour prise de rendez-vous.
Objectif: Aucune intervention de planifiée sans confirmation du client.
Remonter au bailleur l’impossibilité de joindre un locataire ou tout autre difficultés concernant le traitement de la réclamation.
Enregistrement des bons en astreinte sur Twimm.
Gestion des réclamations : Répond aux mails et appels des bailleurs (rappelle si nécessaire) et plateforme téléphonique.
Participe activement aux réunions d’équipe.
Rédige les courriers, rapport de réunion, rapport d’activité pour la direction.
Alerte le chef d’équipe (à défaut le DR agence) en cas de difficultés rencontrées.
Entretient une relation de confiance avec les clients : gardiens, chargés de patrimoine, responsable de secteur et remonte aux bailleurs les anomalies constatés lors des interventions (ex : ROAI périmé, installation non conforme, droit de retrait etc )
Entretient une relation de confiance et de climat serein avec l’ensemble du personnel de l’agence et ne porte aucun jugement envers les clients et ses collègues.
Objectif commun à toute l’agence:
- Si relance du client ou urgence absolue : Réponse à apporter sous 2H
- Prise en compte sous 24h de toute intervention
- 80 % d’intervention cloturées et traitées à J +30
- 95 % d’intervention cloturées et traitées à J + 40
- 100 % d’intervention cloturée et traitées à J + 60
Tient à jour les différents tableaux de suivi interne ou externe (suivi suspens, devis, remplacement de pièce etc )
Est en capacité de travailler en binôme et de remplacer son homologue en cas d’absence ou de congé.
Facturation : Met à jour le tableau de suivi de la facturation “P5” et transmet à la facturation les bons d’intervention concernés.
Qualités recherchées : Doté de qualités rédactionnelles, d’analyse, de rigueur, de réactivité, de méthodologie et d’excellente capacité relationnelle. Sens de la gestion, respect des délais et de la qualité.
Est en mesure de travailler sous pression liée à l’activité.
Le poste est accessible à partir : BAC / BAC + 2
Type d'emploi : CDI
Salaire : 2 000,00€ à 2 200,00€ par mois
Programmation:
- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
Lieu du poste : En présentiel