Secrétaire D'accueil (H/F)

France Horizon, acteur de l’économie sociale et solidaire assure depuis 1940:

• La prise en charge de publics en difficultés accueillis au travers de sa quarantaine d’établissements et services sociaux : Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS), Centres d’Accueil pour demandeurs d’Asile (CADA), Centres Provisoires d’Hébergement
• L’accueil de personnes âgées dépendantes au travers de ses 7 Établissements d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD).
• L’accueil de jeunes enfants au sein de ses deux crèches. L’accompagnement des français en situation d’indigence rapatriés par le Ministère des Affaires Etrangères. Son action est rendue possible grâce à l’implication de ses 900 collaborateurs et un budget annuel d’environ 60 millions d’euros par an.

MISSIONS : Les principales tâches et responsabilités sont:

• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs et renseigner toute personne qui le souhaite sur l’association
• Gestion du répondeur et du transfert des appels (interne et externe)
• Relation avec la Poste et le prestataire d’affranchissement
• Assurer les travaux de secrétariat, tels que l’affranchissement du courrier, la réception et la distribution du courrier, la prise de rendez-vous, le rangement de documents administratifs, archivages, déclarations de sinistre
• Organisation et préparation des séminaires et réunions (préparation des salles de réunions, hôtels, commande de repas )
• Aide à la gestion des déplacements et rendez-vous pour le personnel (billets de train, réservation d’hôtels )
• Aide au suivi des conventions des établissements
• La gestion administrative du parc automobile (enregistrement des contraventions, carte grises, certificats d’assurance )
• Assurer le suivi des commandes diverses et des fournitures de bureau
• Gestion des stocks
• Gestion des archives
• Soutien aux établissements dans leurs tâches administratives, notamment : collecte et saisie de données dans les logiciels et outils de suivi de l’association ; rédaction et envoi de courriers aux bénéficiaires des dispositifs de l’association ; relances écrites et téléphoniques de bailleurs.

PROFIL REQUIS : Diplômé(e) BTS accueil secrétariat, et vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les logiciels Word et Excel et Powerpoint

Vous avez le sens du travail en équipe, de la rigueur, du dynamisme, de l’autonomie, l’esprit d’initiative, de réelles qualités relationnelles et le sens du service et de la confidentialité.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 22 000,00€ à 23 000,00€ par an

Avantages:

• Participation au Transport
• Titre-restaurant

Programmation:

• Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail