Assistant-e Secretariat Des Elus

Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situent dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L’offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s’appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents.

• Assistant secrétariat des élus (F/H)
• Fonctionnaire
• ouvert aux contractuels

Référence du poste : M100101C11312

Affectation : MSS PROTOCOLE ET RELATIONS AUX ELUS Direction :GENERALE DES SERVICES

Catégorie : C-AGENTS EXECUTION Grade :GF3 Statut : fonctionnaire - ouvert aux contractuels

Quotité : 100.00% Durée : poste permanent

FINALITÉ DU POSTE

1: Assurer une fonction d’assistance pour les Vice-Présidents

2: Assurer la gestion des représentations des élus

3: Structurer les procédures (notamment frais de déplacement des élus) autour d’une ressource

1. Suivi financier en lien avec la mission protocole

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité 1 : Secrétariat des Vice-Présidents de Grenoble-Alpes Métropole

• Tenir et prioriser l’agenda des Vice-Présidents
• Assurer un accueil physique et téléphonique
• Assurer le traitement du courrier (réception, diffusion )
• Organiser les réunions (prises de contacts, réservation des salles )
• Préparer et suivre les documents à diffusion interne (transmission des parapheurs)
• Préparer des fonds de dossiers, traiter les demandes
• Préparation des dossiers des Vice-Présidents en lien avec le cabinet et les services, préparation des dossiers liés aux réunions de l’Exécutif

Activité 2 : Gestion des représentations des élus

• Participer à la gestion et au suivi des invitations adressées au Président
• Assurer le suivi des représentations
• Participer à l’actualisation de la base du fichier institutionnel
• Assurer le suivi de la billettique des manifestations sportives en lien avec la mission protocole

Activité 3 : Gestion des frais de déplacement (cf. procédure)

• Etablir les ordres de missions
• Effectuer des réservations de transport et hébergement
• Assurer le suivi des remboursements des frais liés aux déplacements

Activité 4 : Suivi financier en lien avec la mission protocole

• Elaborer les bons de commandes
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et les délais de paiement

COMPÉTENCES ATTENDUES

CONNAISSANCES Connaissances générales en matière d’organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales Technique de secrétariat Connaissance des procédures internes

SAVOIR ÊTRE Rigueur Discrétion Réactivité Qualités relationnelles Esprit d’anticipation

SAVOIR FAIRE Capacités rédactionnelles Maîtrise des outils informatiques Travailler en équipe Sens de l’organisation

PROFIL REQUIS

Formation / Diplôme :BTS Assistant.e de manager Expérience souhaitée : sur poste similaire

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail : 1 Place André Malraux, 38000 GRENOBLE

Temps de travail : 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP) Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU

Équipements : poste informatique fixe ou portable Logiciels métiers : CORIOLIS, EUDONET, PACK OFFICE

CANDIDATER

Dépôt de

Clôture des

Date

de jury

17/03/2023

Poste à

pourvoir

01/04/2023

Référent.e recrutement : ISABELLE MASCIAVE

Responsable hiérarchique :EUGENIE D'ANTONI