Secretaire Ifas (H/F)

Société : Le centre hospitalier de Redon-Carentoir est un établissement public de santé situé au carrefour de trois départements (Ille-et-Vilaine, Morbihan, Loire-Atlantique) et deux régions administratives (Bretagne, Pays de la Loire).

Acteur économique essentiel du Pays de Redon, il emploie plus de 800 agents, et assure la couverture sanitaire de 100 000 habitants.

Le centre hospitalier de Redon-Carentoir dispose de 539 lits et places répartis sur plusieurs sites et propose une large gamme d’activités en médecine, chirurgie, gynécologie-obstétrique, psychiatrie, addictologie, rééducation et gériatrie.

Mission : ACTIVITES PRINCIPALES

• Fonction d’accueil du public et des stagiaires, des intervenants, des apprenants,
• Gestion quotidienne du poste de travail de secrétariat,
• Organisation de la communication, distribution de l’information,
• Organisation et préparation de la sélection d’entrée en IFAS,
• Organisation et préparation des journées de formation continue des professionnels,
• Organisation de la gouvernance de l’institut de formation (ICOGI, section compétente pour le traitement des situations individuelle des élèves, section compétente pour le traitement des situations disciplinaires ),
• Préparation et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des apprenants, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des apprenants,
• Préparation et suivi des dossiers financiers des apprenants SOLSTISS, Conseil Régional, Kairos, Transitions Pro, Pro A, ANFH,
• Elaboration et suivi des tableaux des aides financières des apprenants,
• Participation aux réunions,
• Gestion des Bourses Régionales,
• Collecte des données statistiques nécessaire à la rédaction du rapport d’activités, de l’instance de l’IFAS,
• Préparation des données pour les enquêtes, ARS, Conseil Régional, CEREQ, DREETS, Ministère du Travail de l’Emploi et de l’Insertion
• Organisation et préparation des dossiers pédagogiques des apprenants pour présentation au jury final DREETS (ODESSA),
• Rédaction de courriers, conventions, devis, documents, rapports, présentation, devis ,
• Implication dans la démarche qualité, préparation indicateurs QUALIOPI
• Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons.
• Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site informatique (mise à jour internet et intranet),
• Gestion e-planning
• Engagement dans la dynamique de l’institution,

ACTIVITES SPECIFIQUES

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve.

Intervenir auprès des apprenants pour toutes informations relatives à son domaine de compétence,

Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus,

Profil : CDI/ MUTATION

Formation et / ou qualification : niveau BTS

Compétences requises :

• Maitrise des techniques de secrétariat
• Notion de comptabilité
• Maitrise des référentiels de formation
• Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power point, Outlook express, Internet )
• Utilisation logiciel FORMEIS et logiciels dédiés sur le CHI.
• Connaissance des règles d’archivage

Qualités requises :

• Disponibilité, sens des relations humaines
• Réactivité, créativité, suggestion
• Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques
• Sens de l’organisation
• Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
• Réserve professionnelle (confidentialité de certains dossiers)