Secrétaire de Direction / Gestion Des Assemblées

La communauté de communes Haut-Jura Saint-Claude recrute un personnel Secrétaire de direction / Gestion des assemblées dont la mission est de gérer le secrétariat de direction ainsi que d'assurer la gestion et l'organisation administratives. Sous l'autorité directe de la DGS, l'agent sera polyvalent au sein de l'organisation puisqu'il jonglera entre l'accueil et les tâches administratives. Sa polyvalence, sa discrétion et son efficacité sont des éléments primordiaux dans l'accomplissement de ses missions.

L'agent secrétaire de direction, en tant que collaborateur, doit être une personne de confiance, capable d'enchainer plusieurs tâches à la fois. Il doit alors être capable d'intervenir sur plusieurs fronts simultanément tout en ayant un ordre de priorité bien défini. Il a également besoin d'être ordonné et méthodique pour bien gérer son travail. Bien qu'étant tenu à un emploi du temps souvent surchargé, il doit trouver le moyen de se rendre disponible pour des tâches urgentes et la tenue à jour des dossiers. Pour bien assurer la rédaction des documents, l'agent doit avoir une bonne rapidité d'écriture et surtout s'exercer à pouvoir rapidement prendre des notes au cours des réunions.

Cet agent fait partie des premières personnes que tout visiteur rencontre. Il se doit donc de développer de bonnes attitudes afin d'améliorer ses qualités humaines. À son poste de secrétariat de direction, il est amené à garder le sourire et à faire preuve de courtoisie professionnelle à l'égard des clients ou visiteurs. A ce titre, avoir un excellent sens de la communication et un esprit d'initiative font partie des qualités prisées.

Par ailleurs, l'agent dans son rôle de gestionnaire des assemblées sera le garant du bon déroulement des différents processus liés aux instances délibérantes. Il prépare les notes et les actes pris par la collectivité. Il a la capacité de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu'à leur transmission au contrôle de légalité.

Ce poste nécessite plusieurs qualités. Il faut évoquer avant tout une excellente présentation, de très bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle et le sens de l'organisation développé. L'agent sera disponible, autonome, toujours avenant et faire preuve de sang-froid pour gérer certaines situations. En plus de savoir utiliser les nouvelles technologies, l'esprit d'initiative, la discrétion, l'adaptation à toute situation et le sens de l'observation lui seront aussi nécessaires dans l'exercice de ses fonctions.

MISSIONS :

• Accueil téléphonique et gestion du courrier,
• Préparation et suivi des assemblées
• Classement et archivage des dossiers
• Préparation des réunions et suivi des dossiers

1. Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires institutionnels, fournisseurs ou collaborateurs et leur orientation vers le chef de service

2. Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.

3. Préparation et organisation des réunions et assemblées Participation à l'élaboration du calendrier des assemblées, Suivi des ordres du jour, Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...), Rédaction de rapports et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées, Constitution, mise à jour et classement des dossiers, Envoi des convocations et des dossiers, Diffusion des informations relatives aux assemblées et lien avec les chefs de service, Exécution et suivi des formalités postérieures : rédaction / saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux liés à l'ensemble des assemblées, Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, Rédaction et suivi des actes au contrôle de légalité

4. Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda de la présidente et de la directrice générale des services

5. Participation à la communication interne et externe

6. Constitution, mise à jour, Classement et tri de dossiers administratifs.

7. Suivi des opérations d'archivage

Cette liste de missions n'est pas exhaustive, car l'agent sera amené à accomplir d'autres tâches selon les compétences spécifiques qu'il détient.

INFORMATIONS DU POSTE : Positionnement au sein de la collectivité: Supérieurs hiérarchiques DGS et Autorité territoriale représentée par sa Présidente Encadrement : Non Collaboration au sein de la Communauté de communes : Chefs de service Fonction occupée : Secrétaire de direction / Gestion des assemblées

Classification du poste : Catégorie B ou C Niveau de compétences attendues Etudes : Bac +2 mini Autres : Permis B indispensable

Contraintes liées au poste:

• Réunions en soirée
• L'agent sera amené à traiter avec de nombreux