Assistante de Direction à L'institut de Formation

À propos de nous : Thonon-Les-Bains en Haute-Savoie est une ville thermale au bord du lac Léman, idéale pour les amoureux de nature et de montagne.

La ville fait partie de l'agglomération urbaine transfrontalière du Grand Genève et possède un grand dynamisme économique et culturel.

Les Hôpitaux du Léman prennent en charge la population du Chablais : 136 000 habitants qui double été comme hiver avec notamment les domaines des Portes du Soleil. Ils disposent d'une palette complète d'activité en Médecine, Chirurgie, Gériatrie.

Ils ont une unité de réanimation de 8 lits, une maternité de niveau 2A avec son service de néonatologie.

Son service d'urgences dispose d'un SMUR et réalise plus de 40 000 passages annuels. Plus de 1700 personnes dont 170 médecins et internes contribuent chaque année à la prise en charge de 36 000 patients hospitalisés dans les différentes unités de soins et d'hébergement pour les personnes âgées (717 lits et places).

Les Hôpitaux du Léman recherchent un/une Assistant(e) de direction pour l' Institut de formation IFSI / IFAS à 80 % - poste à pourvoir pour avril 2024.

Mission : Organiser la gestion administrative dans son domaine spécifique.

Organiser pour le Directeur, responsable hiérarchique et/ou l’équipe pédagogique : la réception, le traitement, la circulation de l’information, de documents, de communications téléphoniques et ou informatiques liées à l’IFSI -IFAS et le suivi des dossiers des apprenants.

Activités spécifiques

• Référente administrative qualité:

• Participation au COPIL

• Gestion documentaire (création, mise à jour des protocoles et procédures, intégration dans le logiciel de gestion documentaire, réalisation des FEI )

• Secrétariat qualité (Compte rendu, création des documents en lien avec la certification qualiopi)

• Mise à jour du site internet en collaboration avec les référentes numériques et la secrétaire référente administrative communication

• Référente administrative fonctionnement:

• Gestion des QB7

• Gestion des commandes

Activités générales

• Gestion administrative de la promotion des étudiants en soins infirmiers de 3ème années (inscription, suivi des absences, suspension, diplomation )
• Gestion administrative des grades Licence
• Organisation des événements en lien avec la gestion de la promotion (job daiting, remise des diplômes )
• Gestion des demandes d’intégration (réception des demandes, organisation des RDV avec la direction, suivi des dossiers)
• Organisation et gestion de la Commission d’Attribution des Crédits
• Gestion administrative des intervenants extérieurs (traitement des fiches administratives, paiement en lien avec les ressources humaines des HDL)
• Accueil téléphonique et physique des personnes.
• Gestion des rendez-vous et de la tenue de l’agenda du Directeur de l’institut de formation.
• Gestion des courriers (tri, traitement, diffusion, archivage).
• Prises de notes et rédactions des rapports et des comptes rendus.
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
• Réalisation et transmission des différentes enquêtes régionales ou nationales

Profil : Connaissances requises

Connaissances des techniques de secrétariat et de bureautique.

Qualités requises

• Capacités relationnelles basées sur les valeurs de bientraitance et d’humanisme : amabilité, écoute, disponibilité,
• Esprit de synthèse, d’anticipation, de conception et d’innovation
• Logique et méthode
• Sens du travail d’équipe
• Communication dans les relations interpersonnelles
• Discrétion professionnelle, confidentialité