Secrétaire de Direction / Gestion Des Assemblées

Synthèse de l'offre

Employeur

COMCO HT JURA SAINT CLAUDE 13 Boulevard de la République

• 39200 SAINT CLAUDE

Lieu de travail

• SAINT CLAUDE

Poste à pourvoir le

• 13/03/2023
• 28/02/2023

Type d'emploi

• Emploi permanent - création d'emploi- ? Motif de vacance du poste
• Poste créé suite à un nouveau besoin

Nombre de postes

• 1

Détails de l'offre

Famille de métier

• Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)
• Attaché Métier(s)
• Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels
• Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail
• Complet, 1607h / an Télétravail
• Oui Expérience souhaitée
• Confirmé Management
• Non Rémunération indicative
• 2400€ brut Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité directe de la DGS, le gestionnaire des assemblées est le garant du bon déroulement des différents processus liés aux instances délibérantes. Il sécurise la procédure et les actes pris par la collectivité. Il est en capacité de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu'à leur transmission au contrôle de légalité. Il sera le garant du bon fonctionnement de l'institution aux côtés de la DGS.

Missions et conditions d'exercice

• 1. Préparation des assemblées- Participation à l'élaboration du calendrier des assemblées,

• Suivi des ordres du jour,

• Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...),

• Rédaction de rapports et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées,

• Constitution des dossiers,

• Envoi des convocations et des dossiers,

• Diffusion des informations relatives aux assemblées et lien avec les chefs de service,

• Exécution et suivi des formalités postérieures: Rédaction / saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux liés à l'ensemble des assemblées,

• Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes.

• 1. Rédaction et suivi des actes au contrôle de légalité
• 1. Classement et archivage des dossiers
• 1. Préparation des réunions et suivi des dossiers
• 1. un plus : gestion du service juridique et de la prospective territoriale

• Contraintes particulières du poste:

• Présence aux séances du conseil communautaire et autres réunions en soirée Profils recherchés

• Personne très organisée, ayant de très bonnes qualités rédactionnelles, vive d'esprit mais discrète et diplomate.

• Antériorité appréciée en tant que directeur général adjoint ou secrétaire de direction

• Exigences requises:

• Savoirs:

• Expérience sur un poste similaire et/ou niveau d'études supérieures en droit

• Bonne connaissance du Droit des collectivités territoriales et du Droit public (domaine institutionnel)

• Expertise juridique

• Connaissance sur les instances, les processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes

Savoir-faire:

• Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des poly-activités
• Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse, prendre des notes et mettre en forme des écrits/documents
• Savoir travailler en transversalité,
• Savoir s'organiser, hiérarchiser ses tâches
• Respecter les délais des procédures administratives et les circuits de validation,
• Maîtriser l'outil informatique,
• Très bonne connaissance des outils informatiques tels que Word, Excel, Power Point.

Savoir-être:

• Rigueur, méthode et réactivité,
• Grand sens de l'organisation,
• Qualités relationnelles, diplomatie,
• Disponibilité, assiduité et capacité d'investissement,
• Adaptabilité,
• Aptitude à gérer le stress et à travailler dans l'urgence,
• Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation,
• Autonomie et esprit d'initiative,
• Aptitude au travail en équipe,
• Discrétion et réserve professionnelle,
• Force d'anticipation et d'organisation, de proposition et de décision.

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