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La Fondation Partage et Vie recherche, pour la Résidence Le Nouvel Horizon, d'une capacité de 60 places située à Douai
ADJOINT / ASSISTANT DE DIRECTION
Profil : Vous êtes titulaires d'un BAC+3 minimum en ressources humaines ou en droit ou en gestion.
Vous avez au moins 2 ans d'expérience dans le domaine.
Un bon niveau d'orthographe est exigé
Missions générales : L’assistante de direction assure les activités en lien avec la facturation des résidents à l’aide sociale et payants en lien avec les comptables.
Elle assure également la gestion des Ressources Humaines et de la paie CDI et CDD.
En parallèle elle gère les missions en lien avec le secrétariat (accueil physique et téléphonique du public) ainsi que la gestion des commandes administratives du service.
Lien hiérarchique : L’assistante de direction est placée sous la responsabilité hiérarchique du directeur d’établissement.
Taches particulières
Accueil/communication :
- Gère le standard téléphonique ;
- Assure l’accueil physique des résidents, du personnel, des visiteurs, des partenaires ou intervenants extérieurs en lien avec les contrats civiques et les différents stagiaires présents sur la structure;
- Assure la gestion du courrier (enregistrement dans le tableau de suivi du courrier départ) et sa distribution auprès des résidents et des différents services ;
- Trie le courrier des résidents et le range dans les boîtes aux lettres personnelles des résidents ;
- Reçoit et transmet les informations aux personnes concernées ;
- Rend compte à la direction.
Résident - Famille :
- Assure la gestion administrative des entrées et sorties des résidents ;
- Réalise la facture des résidents à l’aide sociale et en payant ;
- Assure le suivi des différents dossiers administratifs : APL, APA, aide sociale;
- Réalise et actualise le suivi des impayés ;
- Aide les résidents et les familles dans leur gestion administrative ;
- Alimente les informations administratives et de facturation sur TESYS et met à jour NetSoins au niveau administratif ;
- Accueille les nouveaux résidents, dans le respect de la procédure d’admission. Peut effectuer des visites de l’établissement (elle délègue l’accueil téléphonique durant ces temps de visite) ;
- Procède aux ouvertures de lignes et aux fermetures des téléphones en lien avec la responsable cadre de vie ;
- Traite et contrôle la facturation des organismes et des bénéficiaires ;
- Enregistre les règlements (remise de chèque, saisie prélèvement et virement) ;
- Assure le suivi des relations avec les résidents, familles, agents et intervenants et les renseigne selon son domaine de compétences ;
- Met à jour la liste des résidents (coiffeuse, linge, courrier, registre de sécurité ) ;
- Informe l’Infirmière Coordinatrice, la responsable cadre de vie et les cuisines de la sortie ou l’absence d’un résident ;
- Informe les cuisines et la responsable cadre de vie en cas de réservation de repas par une famille ;
- S’occupe de la gestion des repas des résidents (absences, invités) pour la facturation ;
- Assure la facturation aux départements.
Gestion du personnel :
- Informe le Directeur et les personnes concernées en cas d’absence d’un salarié et effectue le remplacement en cas de l’absence des responsables de secteur
- Réceptionne les arrêts de travail, les traite et les envoie au CAR par mail ;
- Participe à la gestion et au suivi du personnel : rendez-vous à la médecine du travail, dossiers des salariés, contrat de travail, repas du personnel, DUE, documents de fin de contrat en lien avec les différents stagiaires de direction présents dans le service ;
- Respecte les processus, procédures de travail et les directives de la direction ;
- Aide à l’élaboration des documents RH ;
- Saisie et traitement des accidents du travail ;
- Gestion du planning ;
- Gestion et réalisation du planning des stagiaires de direction, des contrats civiques, des étudiants en charge de l’accueil et du service ;
- Gestion de la mutuelle entreprise ;
- Supervise de la paie sur OCTIME et SMARTRH.
Administratif :
- Participe à la vie institutionnelle ;
- Classe et archive les dossiers et documents ;
- Gère les commandes de matériel et fournitures du service ;
- Prépare les convocations aux réunions de l’établissement ;
- Rédige, saisit et met en forme les courriers et comptes rendus selon les demandes et en assure l’envoi ;
- Prépare les dossiers administratifs des résidents et des nouveaux collaborateurs ;
- Scanne et envoies les divers devis après signature de la direction ;
- Trie le courrier à dater et à mettre dans le parapheur du directeur ;
- Participe à l’amélioration continue de la démarche qualité de l’établissement ;
- Met à jour les différents sites internet de la structure ; Répond aux différents appels à projet.
Facture :
- A