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Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Placé sous la direction de la directrice générale adjointe Proximité, tranquillité, citoyenneté, vous assistez au quotidien la directrice générale adjointe. Missions / conditions d'exercice Vos principales missions sont les suivantes :* Organiser et tenir à jour l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements de la directrice générale adjointe Proximité tranquillité citoyenneté, en fonction des priorités et actualités des interlocuteurs ; * Garantir l'accueil physique et téléphonique de la DGA ;* Recevoir, filtrer et transmettre les courriers et veillez au respect du circuit des parapheurs ;* Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (rapports, courriers, notes, tableaux, compte-rendu, relevés de décisions) ;* Compiler éléments / notes produits par les services de la DGA (ou en dehors) en vue de préparer les fonds de dossier des réunions auxquelles participe la directrice générale adjointe PTC ;* Traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du secteur PTC (traitement des notes de frais, préparation des ordres de mission, coordination de l'archivage, tableaux de congés ...); * Appuyer les services du secteur PTC dans la mise en place d'outils de travail partagés et assurer le suivi et la mise à jour des dossiers communs conformément aux règles de gestion mises en place ;* Assurer la gestion et l'approvisionnement des fournitures de bureau et la réponse aux besoins matériels et logistiques de la DGA et des directrices de département;* Assister, à titre secondaire, pour la coordination des agendas et l'organisation d'évènementiels particuliers, les directrices des départements Proximité et Vie citoyenne et vie institutionnelle et, selon l'actualité, la coordinatrice du CLSPD et la chargée de mission Prévention des risques et protection des populations;* Participer à toute activité nécessaire au bon fonctionnement du secteur Proximité tranquillité, citoyenneté. Profils recherchés * Cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux,* Formation de niveau Bac +2, BTS, DUT assistant de direction/manager, en gestion administrative appréciée,* Qualités relationnelles ;* Discrétion et rigueur, * Réactivité, prise d'initiatives ;* Qualité rédactionnelles et orthographiques, esprit de synthèse; * Sens de l'organisation et du travail en équipe,* Maîtrise de l'organisation matérielle/logistique d'évènements,* Polyvalence, adaptabilité et flexibilité ;* Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, reporting et de tableaux de bord).