Assistant Administratif Et de Direction (F/H)

Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses agents.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil. #proximité #engagement #solidarité #intelligencecollective

Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Juridiques, également Responsable du Service Juridique, vous assurez l'assistance administrative du Service Juridique et l'assistance de la Directrice des Affaires Juridiques dans une relation de binôme avec l'autre poste d'assistance. Vous réalisez ainsi les missions suivantes:

• Pour l'assistance administrative du Service Juridique:

• Vous assurez un suivi budgétaire et comptable pour le service pour veiller à l'état de la consommation des crédits alloués et impacter les dépenses et les recettes en lien avec la Direction des Finances et de la Commande Publique.

• Vous assurez l'accueil téléphonique et le filtrage des appels.

• Vous assurez un suivi des requêtes et le dépôt des pièces administratives sur la plateforme "Télérecours" en veillant au respect des délais de procédures.

• Vous apportez une assistance (envoie des courriers et enregistrement des pièces) aux procédures contentieuses en urbanisme, en lien avec un.e juriste.

• Vous veillez au bon enregistrement des informations et des pièces sur le logiciel "e.jade" afin de garantir la bonne traçabilité des dossiers.

• Vous gérez le courrier entrant et sortant du service en faisant le lien avec l'équipe du service.

• Vous organisez les réunions du service.

• Vous organisez l'archivage du service et faites le relais avec le service des Archives.

• Vous réalisez diverses missions en lien avec la formation des agents ou la réservation de véhicules.

• Pour L'assistance de la Directrice des Affaires Juridiques:

• Vous apportez un appui à la Directrice sur le suivi financier de la direction, la saisie des éléments budgétaires et la préparation du budget.

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique et le filtrage pour la Directrice, et assurez la continuité de l'accueil pour l'ensemble des secrétariats des services de la direction, en cas d'absences.

• Vous assurez le rôle de correspondant.e informatique pour la direction, en interface avec la Direction des Services Numériques.

• Vous gérez le courrier entrant et sortant pour la Directrice et assurez la continuité en cas d'absence de la référente pour les courriers des différents services de la direction.

• Vous gérez l'agenda de la Directrice et organisez ses rendez-vous et réunions.

Par ailleurs, vous pouvez assumer ponctuellement diverses missions ayant trait au bon fonctionnement de la direction et assurez la continuité des missions en cas d'absence de la référente sur ses tâches de correspondante.

Disposant d'une formation aux métiers de l'assistance administrative ou d'une expérience similaire, vous possédez de bonnes connaissances de la bureautique et dans l'usage de l'informatique.

Vous possédez de bonnes connaissances des techniques de secrétariat et savez organiser, hiérarchiser et prioriser les informations et les sujets à traiter.

Vous possédez de bonnes qualités relationnelles qui vous permettent de donner une image positive du service et de la direction dans les interactions avec vos interlocuteurs, aussi bien internes à la collectivité qu'extérieurs.

Vous êtes à l'aise dans la rédaction de documents, de courriers et de mails pour transmettre les informations avec précision, pertinence et esprit de synthèse.

Vous possédez des connaissances comptables et maitrisez le logiciel Grand Angle. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et le suivi de données.

Vous avez le sens du travail en équipe et de la solidarité, et savez faire preuve d'autonomie et d'initiative tout en sachant rendre compte sur votre travail.

Vous faites preuve de rigueur et de réactivité, ainsi que d'un sens prononcé de la discrétion professionnelle.

Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.