Gestionnaire au bureau des stages - 127

À propos de nous Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier ( http://www.univ-tlse3.fr ) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. La Faculté sciences et ingénierie ( https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), une des 5 composantes de l’université Toulouse III – Paul Sabatier, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master. La division de la formation est chargée d’organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l’offre de formation de la FSI. Sa mission s’exerce dans le cadre d’une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des poles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et des stages Mission Au sein d’une équipe de trois personnes l’adjoint.e en gestion administrative au bureau des stages assure le suivi des conventions de stage intégrés dans les formations de Licences et de Masters. Activités : - Accueil, orientation et information des étudiants par un accueil physique, téléphonique et informatique. - Gestion administrative et edition des conventions de stages - Vérification des IA sur APOGEE - Traitement et gestion de la boite mail partagée du service - Suivi des accidents de travails, ruptures de conventions - Aide au traitement des situations particulières durant les stages - Contrôle des conventions et/ou avenant et annexes et des signatures - Mise en place de base de données (Conventions hors PSR, Annexes…) Conventions gérées sur le logiciel Paul sab Réseau : - Créer ou dupliquer les formations de la FSI. - Vérifier et valider les fiches de stages soumises par les étudiants - Modifier les fiches de stages si nécéssaire - Saisir des notes de suivi sur la conventions soumises - Mettre des messages d’informations à destination des étudiants - Extraire les conventions sous format PDF si besoin Autres activités : -Solliciter le Service Juridique en cas de besoin - Collaborer avec les enseignants et répondre aux sollicitations éventuelles des intervenants extérieurs. - Consulter régulièrement les documents partagés sur SYNOREG notamment pour prendre en compte les mises à jour des procédures. - Suivre les formations proposées dans le cadre de l’évolution du métier et des procédures. Profil Connaissances : - Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire. - Connaître l’offre de formation de l’UPS et de la FSI. - Connaître l’organisation générale des formations L, M, D. - Avoir une bonne connaissance de la réglementation des stages - Appliquer la réglementation en référence à l’activité du poste. - Connaître et respecter les procédures mises en place par l’UPS, la FSI et la Division de la Formation. - Connaitre les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU. Savoir faire technique -Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Pack Office, PAUL SAB RESEAU. - S’adapter et se former aux évolutions des outils multimédia et informatiques. - Maîtriser les techniques de communication orale et écrite. - Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat. Savoirs comportementaux : - Adaptabilité au public, maîtrise de soi. - Etre disponible pour les étudiants et les enseignants. - Capacité d’organisation et d’anticipation. - Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants. - Respecter la confidentialité des informations et des données. - Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes ou universités. - Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service. - Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures. - Rendre compte à son responsable. Diplômes requis : Baccalauréat Expérience souhaitée : une expérience au sein d’un service de scolarité universitaire ou bien une connaissance des procédures liées aux conventions de stage serait appréciée Conditions générales du poste : Catégorie du poste : C • Corps de recrutement : ATRF • Quotité de travail : 100 % • Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt • Poste ouvert aux titulaires et contractuels • Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois • Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1 • Rémunération: Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €) • Localisation géographique : 118 route de Narbonne, Toulouse