Secrétaire / Secrétaire de Direction (H/F)

  • Lyon
  • Ehpad La Maison Du Tulipier

Sous l’autorité du Directeur d’établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social le cas échéant et dans le respect du secret professionnel Assure la gestion des dossiers des résidents A en charge le suivi administratif des dossiers du personnel En collaboration avec l’Infirmier(e) coordonnateur(rice) et le(a) Responsable Hôtelier(ère), assure les suivis des congés, absences, pointages Peut organiser et planifier les remplacements des salariés absents. Accueil physique et téléphonique des résidents, les familles, les prestataires extérieurs. Traiter le courrier et les mails. Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmissions en cuisine).

Fonctionnement général : classement et l’archivage des documents administratifs Participer aux différentes réunions institutionnelles. mettre à jour les différents tableaux de suivi (aides; caisses de retraites, mutuelles) Saisir les informations journalières en lien avec les entrées, absences et sorties des résidents Élaborer les déclarations uniques d’embauche (DUE) et contrats de travail Assurer le suivi des visites médicales. Alimenter le logiciel de paye. Assurer le suivi administratif de l’intérim. Saisir des chèques de règlement dans le logiciel de gestion des comptes clients. Remettre les chèques en banque. Assurer le suivi de la caisse. Gérer la consommation des fournitures de bureau et des timbres. Réaliser les demandes de création fournisseur et produit. S’inscrire dans la démarche du projet d’établissement.

Expérience souhaitée Expérience dans la tenue d’un poste similaire dans un établissement : social, sanitaire et social, médico-social.

Pré-requis : Maîtrise de la langue française (lue, écrite, parlée)

Compétences : Savoir utiliser les outils informatiques utiles à la fonction ; Être autonome dans sa fonction ; Capacité à la polyvalence ; Capacité à se conformer à des mesures d’hygiène strictes

Aptitudes personnelles : Rigueur, réactivité, organisation, méthode; Capacité à partager les valeurs et le projet de l’établissement ; Capacité relationnelle, notamment avec le résident et son entourage; Être capable de faire preuve de réserve et de discrétion S’inscrire dans la démarche associative de Bientraitance vis-à-vis des résidents EHPAD La maison du tulipier Acteur national reconnu dans l’accueil et l’accompagnement de personnes en situation de dépendance, Adef Résidences œuvre depuis 28 ans avec environ 3 800 collaborateurs (filiales et associations connexes comprises) auprès des personnes âgées et handicapées pour leur offrir un cadre de vie chaleureux et adapté à leurs besoins.

Adef Résidences est une Association à but non lucratif de droit privé (Loi 1901) spécialisée dans la création et la gestion d’Établissements médico-sociaux et sanitaires depuis 1993, l’Association gère 60 Établissements (39 EHPAD, 1 Résidence autonomie, 15 Établissements Handicap, 2 Établissements sanitaires, 3 centres de vacances adaptées).

Vénissieux baccalaureat Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDI Secrétaire / secrétaire de direction